Bevor man richtig loslegt, sollte eine Frage geklärt sein: Was darf ich in ein KI-Programm eingeben? Die kurze Antwort ist: fast alles, was keinen Menschen betrifft und kein Geheimnis ist. Die etwas längere steht hier.

Warum das überhaupt eine Frage ist

Wenn du etwas in ein KI-Programm eintippst, wird es an den Anbieter geschickt, verarbeitet und meist im Verlauf gespeichert. Bei den großen Anbietern landet es in der Regel auf Servern in den USA. Je nach Einstellung kann es außerdem verwendet werden, um die KI weiter zu trainieren, und in Einzelfällen können Mitarbeiter des Anbieters Unterhaltungen einsehen, etwa bei der Prüfung auf Missbrauch.

Das ist kein Grund, die Finger davon zu lassen. Aber ein guter Grund, sich vorher zu überlegen, was man eingibt. So, wie man auch nicht jeden Zettel einem Fremden in die Hand drückt.

Die Ampel

Grün: unbedenklich

• Allgemeine Texte: Aushänge, Speisekarten, Produktbeschreibungen, Einladungen
• Deine eigenen Entwürfe, solange keine Namen von anderen drinstehen
• Öffentliche Informationen: alles, was ohnehin auf deiner Webseite oder im Amtsblatt steht
• Fragen und Erklärungen: „Wie funktioniert …?“, „Was bedeutet …?“
• Ideen, Rezepte, Übersetzungen ohne Personenbezug

Gelb: nur mit Überlegung

• Betriebsinterna ohne Personenbezug: Kalkulationen, Einkaufspreise, Umsätze, Angebote an Kunden
• Verträge und Schriftverkehr mit Lieferanten oder Behörden

Hier geht es nicht um Datenschutz, sondern um deine Geschäftsgeheimnisse. Frag dich: Wäre es schlimm, wenn das jemand Fremdes liest? Wenn ja, dann Zahlen und Namen vorher durch Platzhalter ersetzen oder nur in einem Geschäftstarif arbeiten, bei dem du weißt, wie mit den Daten umgegangen wird.

Rot: gehört nie hinein

• Daten von Kunden: Namen, Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, Bestellungen mit Namen
• Daten von Mitarbeitern: Krankmeldungen, Gehälter, Beurteilungen, Bewerbungen
• Gesundheitsdaten jeder Art, auch von Kunden („Frau X verträgt keine Nüsse“)
• Bankverbindungen, Passwörter, Zugangsdaten
• Ausweise, Führerscheine und ähnliche Dokumente
• Fotos von Menschen, die nicht ausdrücklich zugestimmt haben

Der Grund für Rot ist die DSGVO: Wer personenbezogene Daten an einen fremden Dienst gibt, braucht dafür eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Bei einem kostenlosen Privatkonto hast du diesen Vertrag nicht.

Der Platzhalter-Trick

Die meisten Aufgaben lassen sich trotzdem erledigen, wenn man die heiklen Teile vorher austauscht:

Die KI schreibt dir dann einen Text mit den Platzhaltern, und du setzt die echten Angaben erst ein, wenn der Text fertig ist, im Mailprogramm oder in der Textverarbeitung. Das dauert eine Minute und macht aus einer roten Aufgabe eine grüne.

Bei Fotos und Dokumenten gilt das Gleiche: Namen, Adressen und Kontonummern vor dem Fotografieren abdecken oder auf dem Bild schwärzen.

Und nicht die KI selbst anonymisieren lassen. „Ersetze in diesem Text alle Namen“ klingt praktisch, aber dann hast du die Namen ja gerade eingegeben.

Die richtigen Einstellungen

• Training abschalten: wie im zweiten Teil beschrieben.
• Verlauf aufräumen: Gespräche mit Betriebsinterna kannst du nach getaner Arbeit löschen. Manche Programme bieten auch einen „temporären“ oder „privaten“ Chat an, der gar nicht erst gespeichert wird.
• Geschäftstarif überlegen: Wenn im Betrieb regelmäßig mit KI gearbeitet wird und du doch mal mit echten Kundendaten arbeiten willst, führt kein Weg an einem Tarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorbei.

Wenn doch mal etwas Falsches drin war

Es passiert: Eine Mail mit Kundennamen ist schnell kopiert.

1. Gespräch löschen, damit es nicht im Verlauf bleibt.
2. Bescheid sagen, wenn es ein Mitarbeiter war: Fehler offen anzusprechen ist wichtiger als jede Regel. So steht es auch in den KI-Regeln für den Betrieb.
3. Einschätzen, wie schlimm es ist: Ein einzelner Name in einer Mail ist etwas anderes als eine ganze Kundenliste. Wenn größere Mengen personenbezogener Daten oder besonders heikle Daten wie Gesundheitsangaben in einem fremden Dienst gelandet sind, kann das eine meldepflichtige Datenpanne sein. Dafür gelten kurze Fristen. Dann nicht abwarten, sondern zeitnah Rat holen, zum Beispiel beim Datenschutzbeauftragten oder bei der Kammer.

Die Faustregel

Würdest du es auf eine Postkarte schreiben? Dann darf es auch in die KI. Wenn nicht, dann erst die Platzhalter, dann die KI.

Heute ausprobieren

Nimm eine echte Aufgabe, die gerade ansteht, zum Beispiel eine Antwort an einen Kunden. Ersetze alle Namen, Beträge und Nummern durch Platzhalter, und gib sie dann mit diesem Befehl ein:

Schreib mir eine Antwort auf die folgende Nachricht. Die Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter, die lässt du genau so stehen, ich setze die echten Daten später selbst ein. Ton: freundlich und sachlich, Sie-Form, höchstens 100 Wörter.

[Nachricht mit Platzhaltern einfügen]

Wenn die Antwort passt, die Platzhalter im Mailprogramm ersetzen. Fertig, und kein einziger echter Name hat deinen Betrieb verlassen.

Damit bist du mit den ersten Schritten durch. Wie du der KI so Bescheid gibst, dass auf Anhieb Brauchbares herauskommt, steht in der 4-Pfeiler-Prompt-Formel. Und welche Pflichten das EU-KI-Gesetz für Betriebe mitbringt, im Beitrag Das EU-KI-Gesetz und dein Betrieb.