Wenn im Betrieb keiner gesagt hat, was mit KI erlaubt ist, macht jeder, was er für richtig hält. Der eine traut sich gar nicht, die andere kopiert die komplette Kundenkartei in ein Chat-Programm, um eine Serienmail zu schreiben. Beides ist nicht im Sinne des Betriebs.

Klare Regeln helfen allen: Du weißt, dass die wichtigsten Punkte geregelt sind, und deine Leute wissen, was sie dürfen. Eine Seite reicht dafür. Sie ist der dritte Baustein nach dem KI-Verzeichnis und der Einweisung.

Was hineingehört

• Was erlaubt ist: Welche Programme genutzt werden dürfen, mit Verweis auf das KI-Verzeichnis.
• Was nicht hineingehört: Welche Daten nie in ein KI-Programm eingegeben werden.
• Wer prüft: Dass KI-Ergebnisse vor der Verwendung von einem Menschen gelesen werden.
• Wann man es sagt: Kennzeichnung von KI-Bildern und Hinweis, wenn Kunden mit einer KI sprechen.
• Mit welchem Konto: Ob dienstliche Nutzung über private Konten erlaubt ist.
• An wen man sich wendet: Eine Ansprechperson für Fragen und neue Programme.

Die Vorlage

Kopieren, die eckigen Klammern anpassen, ausdrucken, bei der Einweisung durchgehen, aufhängen.

KI-Regeln für [Name des Betriebs]

Stand: [Datum] · Ansprechperson: [Name]

1. Welche Programme wir nutzen Wir nutzen nur die KI-Programme, die in unserem KI-Verzeichnis als freigegeben stehen. Wer ein neues Programm nutzen möchte, spricht vorher mit [Ansprechperson].

2. Was nie in ein KI-Programm gehört - Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kunden - Daten von Mitarbeitern, z. B. Krankmeldungen, Gehälter, Bewertungen - Bankverbindungen, Passwörter und Zugangsdaten - Verträge, Angebote und Preise, die vertraulich sind

Wenn ein Text solche Angaben enthält, ersetzen wir sie vorher durch Platzhalter wie [Kunde] oder [Betrag].

3. Ergebnisse prüfen Was die KI schreibt, ist ein Entwurf. Bevor etwas rausgeht, liest es ein Mensch. Zahlen, Preise, Termine, Fristen und Fakten prüfen wir immer selbst.

4. Offen sagen, wenn KI im Spiel ist Realistisch wirkende KI-Bilder, z. B. für Social Media, kennzeichnen wir mit „Bild mit KI erstellt“. Wenn Kunden mit einer KI sprechen oder schreiben, z. B. im Chat oder am Telefon, erfahren sie das gleich zu Beginn.

5. Konten [Variante A: Für die Arbeit nutzen wir nur die Betriebskonten, die in unserem KI-Verzeichnis stehen. / Variante B: Private Konten dürfen genutzt werden, wenn Regel 2 eingehalten wird.]

6. Keine Entscheidungen über Menschen KI entscheidet bei uns nicht über Menschen, z. B. bei Bewerbungen, Beurteilungen oder Kreditwürdigkeit von Kunden.

7. Fragen und Fehler Wer unsicher ist, fragt [Ansprechperson]. Wenn aus Versehen etwas Falsches eingegeben wurde, sagen wir es sofort. Das ist kein Grund für Ärger, sondern dafür, dass wir es schnell klären können.

Ein paar Hinweise zur Vorlage

Regel 5, die Konten: Viele nutzen KI über das eigene, kostenlose Konto. Das ist praktisch, aber dann landet das, was eingegeben wird, im privaten Verlauf des Mitarbeiters, und du hast keinen Einblick. Ein Betriebskonto ist sauberer. Bei kostenlosen Konten lohnt außerdem ein Blick in die Einstellungen, ob die Eingaben zum Training der KI verwendet werden dürfen, und das abzuschalten. Entscheide dich bewusst für eine der beiden Varianten.

Regel 6, keine Entscheidungen über Menschen: Diese Regel schützt vor dem Bereich, in dem das EU-KI-Gesetz sehr streng wird. Wer KI für Bewerberauswahl oder Mitarbeiterbewertung einsetzen will, sollte sich vorher beraten lassen.

Regel 7, Fehler offen ansprechen: Diese Regel ist vielleicht die wichtigste. Wer Angst vor Ärger hat, verschweigt Fehler, und dann kann man nicht mehr reagieren.

Die Regeln lebendig halten

• Bei der Einweisung Punkt für Punkt durchgehen und unterschreiben lassen, z. B. auf dem Blatt aus dem dritten Teil.
• Aufhängen, wo gearbeitet wird: im Büro, in der Werkstatt, hinter der Theke.
• Einmal im Jahr zusammen mit dem KI-Verzeichnis durchsehen und das Datum oben anpassen.

Damit hast du die drei Bausteine beisammen: Verzeichnis, Einweisung und Regeln. Für einen kleinen Betrieb, der KI für Texte, Übersetzungen und Ideen nutzt, ist das eine ordentliche Grundlage.

Heute ausprobieren

Lass die KI die Vorlage an deinen Betrieb anpassen:

Hier ist eine Vorlage für KI-Regeln in einem kleinen Betrieb: [Vorlage von oben einfügen]. Passe sie an meinen Betrieb an: [Art des Betriebs, Anzahl Mitarbeiter, welche KI-Programme ihr nutzt, wofür]. Behalte die Struktur und alle sieben Punkte, formuliere aber die Beispiele passend zu unserem Alltag. Einfache Sprache, höchstens eine DIN-A4-Seite.