Im ersten Teil dieser Reihe ging es darum, was das EU-KI-Gesetz von Betrieben verlangt, die KI nutzen. Alles fängt mit einer einfachen Frage an: Welche KI nutzen wir eigentlich?

Die ehrliche Antwort ist in vielen Betrieben: Das weiß keiner so genau. Und das ist auch kein Vorwurf. KI kommt heute selten mit großem Knall in den Betrieb, sondern schleicht sich ein.

Wo KI überall drinsteckt

Das, was jeder kennt: ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude oder ein anderes Chat-Programm, im Browser oder als App auf dem Handy.

Das, woran man nicht denkt:

• Übersetzer wie DeepL oder Google Übersetzer
• Office-Programme mit eingebautem Assistenten, z. B. Microsoft 365 mit Copilot
• Fotobearbeitung, die Hintergründe entfernt oder Bilder erweitert, auch direkt in der Handy-Kamera
• Kassen-, Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme, die Belege automatisch auslesen oder Bestellungen vorschlagen
• Webseiten-Baukästen und Social-Media-Programme, die Texte oder Bilder vorschlagen
• Chat-Fenster oder Telefonassistenten, die Kundenanfragen beantworten
• Schreibhilfen in Mailprogrammen und auf dem Handy

Nicht alles davon ist im Sinne des Gesetzes gleich wichtig. Aber auf die Liste gehört es, damit du den Überblick hast.

Wie du es herausfindest

Selbst nachdenken: Welche Programme nutze ich, und wo habe ich zuletzt eine Funktion gesehen, die „KI“, „Assistent“ oder „automatisch“ heißt?

Die Leute fragen, ohne Vorwurf. Viele Mitarbeiter nutzen KI längst auf dem eigenen Handy, um sich die Arbeit leichter zu machen, und sagen es nicht, weil sie nicht wissen, ob sie dürfen. Wer offen fragt, erfährt mehr: „Ich will einen Überblick, welche KI-Programme bei uns genutzt werden. Es geht nicht um Ärger, sondern darum, dass wir es richtig machen.“

Die Rechnungen durchschauen: Abos für Software und Apps zeigen oft, was im Einsatz ist.

Was auf die Liste gehört

Für einen kleinen Betrieb reichen diese Spalten:

Warum die Spalte „Welche Daten gehen rein?“ Hier siehst du sofort, wo du beim Datenschutz genauer hinschauen musst. Steht dort „Kundendaten“ oder „Personaldaten“, brauchst du für diesen Dienst in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und solltest wissen, wo die Daten landen.

Warum die Spalte „Kontakt zu Kunden?“ Wo Kunden direkt mit einer KI sprechen oder schreiben, gilt die Hinweispflicht, dass es eine KI ist. Mehr dazu im ersten Teil.

Warum „Freigegeben?“ Damit klar ist, was ausdrücklich erlaubt ist. Das spielt im vierten Teil eine Rolle, bei den KI-Regeln.

Die Liste pflegen

• Einmal im Jahr durchgehen: Was ist dazugekommen, was nutzt keiner mehr?
• Bei jedem neuen Programm eine Zeile ergänzen, am besten bevor es zum ersten Mal eingesetzt wird.
• Aufbewahren: ausgedruckt im Ordner oder als Datei, mit Datum der letzten Durchsicht oben drauf.

Das ist alles. Kein Formular von der Behörde, keine Meldung irgendwohin. Die Liste ist für dich, damit du weißt, was im Betrieb läuft, und im Zweifel zeigen kannst, dass du dich gekümmert hast.

Heute ausprobieren

Lass dir von der KI selbst helfen, an nichts Wichtiges vergessen zu haben:

Ich führe einen [Art des Betriebs, z. B. Malerbetrieb mit 6 Mitarbeitern] und lege ein Verzeichnis der KI-Programme an, die wir nutzen. Bisher habe ich: [Liste]. Wir arbeiten außerdem mit diesen Programmen: [z. B. Rechnungsprogramm, Mailprogramm, Handys mit Android]. Stell mir Fragen, um herauszufinden, wo bei uns noch KI-Funktionen drinstecken könnten, an die ich nicht gedacht habe. Frag nacheinander, höchstens zehn Fragen.

Im nächsten Teil geht es darum, wie du die Leute, die diese Programme nutzen, einweist und das festhältst.