Die meisten Aufgaben, bei denen KI im Betrieb hilft, kommen immer wieder: die Mail an den Kunden, der zu spät zahlt, die Antwort auf eine Beschwerde, der Aushang fürs nächste Fest. Statt jedes Mal neu zu überlegen, wie man der KI das erklärt, gibt es hier fertige Befehle.

So geht's: Auf „Kopieren“ tippen, in ein KI-Programm einfügen, die Teile in [eckigen Klammern] durch deine Angaben ersetzen. Echte Namen und Adressen von Kunden lässt du weg, die setzt du erst in den fertigen Text ein. Warum die Befehle so aufgebaut sind, steht in der 4-Pfeiler-Prompt-Formel.

Tipp: Diese Seite als Lesezeichen speichern. Hier kommen nach und nach weitere Vorlagen dazu.

1. Freundliche Zahlungserinnerung

Für die erste Erinnerung, wenn ein guter Kunde einfach vergessen hat zu zahlen.

Du bist Inhaber eines kleinen [Handwerksbetriebs / Ladens / Hofs] in der Fränkischen Schweiz. Ein langjähriger Kunde hat eine Rechnung über [Betrag] Euro vom [Datum] noch nicht bezahlt, fällig war sie am [Datum]. Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung, die davon ausgeht, dass es ein Versehen ist. Bitte um Zahlung bis [Datum]. Keine Drohung, keine Mahngebühren erwähnen. Höchstens 80 Wörter, Sie-Form, mit Betreff.

2. Antwort auf eine Reklamation

Wenn ein Kunde sich beschwert und du ruhig und verbindlich bleiben willst.

Ein Kunde hat sich beschwert. Seine Nachricht steht unten. Hintergrund aus meiner Sicht: [was wirklich passiert ist]. Ich möchte ihm anbieten: [z. B. Nachbesserung am Montag / Gutschein über 10 Euro / Rückruf]. Schreib eine Antwort, die zuerst Verständnis zeigt, sachlich erklärt und dann die Lösung anbietet. Nichts zugeben, was nicht stimmt, und nichts versprechen, was oben nicht steht. Höchstens 120 Wörter, Sie-Form.

Nachricht des Kunden: [einfügen, ohne Namen und Adresse]

3. Google-Bewertung beantworten

Auf gute Bewertungen freut sich jeder Leser, auf schlechte schauen alle, wie du reagierst.

Beantworte diese Google-Bewertung für meinen Betrieb [Art des Betriebs, z. B. Wirtshaus mit Biergarten in Gräfenberg]. Die Bewertung: [einfügen]. Der Ton soll herzlich und persönlich sein, nicht nach Textbaustein klingen. Bei Kritik: kurz bedanken, auf den Punkt eingehen, ohne zu streiten, und anbieten, das persönlich zu klären. Höchstens 60 Wörter. Unterschreibe mit [Vorname].

4. Stellenanzeige

Für Aushilfe, Azubi oder Fachkraft, als Aushang, für die Webseite oder für Social Media.

Schreib eine Stellenanzeige für [Stelle, z. B. Aushilfe im Hofladen, 2 Vormittage pro Woche]. Unser Betrieb: [kurz beschreiben]. Was wir bieten: [z. B. feste Zeiten, familiäres Team, Mitarbeiterrabatt]. Was die Person mitbringen sollte: [Anforderungen]. Ton: bodenständig und einladend, keine Werbefloskeln. Formuliere geschlechtsneutral, z. B. mit (m/w/d), und ohne Altersangaben. Höchstens 150 Wörter, mit Überschrift und dem Satz „Melde dich bei [Kontakt]“.

Hinweis: Stellenanzeigen müssen nach dem Gleichbehandlungsgesetz neutral sein. „Junges Team“ oder „Muttersprache Deutsch“ können schon zum Problem werden. Die KI achtet darauf, wenn du es ihr sagst, lies aber trotzdem noch einmal drüber.

5. Aushang oder Post für eine Veranstaltung

Schreib einen Text für [Aushang / Facebook-Post / WhatsApp-Status] zu unserer Veranstaltung: [was, wann, wo, Besonderheiten, z. B. Hoffest am 14. Juni ab 11 Uhr, Spanferkel, Hüpfburg, Eintritt frei]. Zielgruppe: Familien und Nachbarn aus [Ort] und Umgebung. Fröhlich, kurz, mit den wichtigsten Infos zuerst. Für den Aushang höchstens 60 Wörter, für Social Media gern mit zwei, drei passenden Emojis.

6. Neue Öffnungszeiten oder Betriebsurlaub

Schreib eine kurze Mitteilung für [Aushang an der Tür / Webseite / Social Media]: [z. B. Wir haben vom 1. bis 14. August Betriebsurlaub, ab 15. August sind wir wieder da, in dringenden Fällen erreichbar unter …]. Freundlich, klar, höchstens 50 Wörter. Wenn es passt, ein kleiner Dank an die Kundschaft.

7. Langen Brief zusammenfassen

Für Post vom Amt, von der Versicherung oder vom Lieferanten.

Fasse den folgenden Brief in einfachen Worten zusammen. Beantworte dabei drei Fragen: Worum geht es? Was muss ich tun? Bis wann? Wenn Fristen oder Beträge drinstehen, nenne sie extra. Wenn etwas unklar ist, sag das, statt zu raten.

[Brief einfügen, Namen, Aktenzeichen und Kontonummern vorher entfernen]

Wichtig: Fristen und Beträge im Original nachschauen. Die Zusammenfassung ist eine Lesehilfe, kein Ersatz.

8. Aus Stichpunkten eine ordentliche Mail

Mach aus diesen Stichpunkten eine ordentliche E-Mail an [Empfänger, z. B. einen Lieferanten / einen Kunden / die Gemeinde]: [Stichpunkte]. Ton: [sachlich / freundlich / verbindlich]. Sie-Form, höchstens 120 Wörter, mit Betreff. Keine Floskeln wie „Ich hoffe, diese Mail erreicht Sie gut“.

9. Text übersetzen

Für die Speisekarte, eine Info für Erntehelfer oder eine Antwort an Gäste aus dem Ausland.

Übersetze den folgenden Text ins [Englische / Polnische / Rumänische]. Er ist für [Zielgruppe, z. B. Radfahrer, die bei uns einkehren]. Die Übersetzung soll natürlich klingen, nicht Wort für Wort. Regionale Begriffe wie [z. B. Schäufele, Kellerbier] erklärst du in Klammern kurz, statt sie zu übersetzen.

[Text einfügen]

10. Den eigenen Text verbessern

Wenn du selbst geschrieben hast und nur einen zweiten Blick brauchst.

Lies meinen Text unten. Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik und mach ihn etwas flüssiger, aber lass meinen Stil und meine Wortwahl so weit wie möglich stehen. Zeig mir danach in drei Stichpunkten, was du geändert hast.

[Text einfügen]

Wenn das Ergebnis nicht passt

Nicht neu anfangen, sondern nachsteuern: „Kürzer“, „Weniger förmlich“, „Lass den zweiten Absatz weg“, „Klingt zu sehr nach Werbung“. Die KI kennt das bisherige Gespräch und passt den Text an. Und wie immer gilt: Was rausgeht, liest du vorher selbst.